آشنایی با سیستم PBX / بدون توجه به اندازه یک شرکت، سیستم های ارتباطی داخلی و خارجی موثر برای اطمینان از اینکه همه کارکنان می توانند در صورت نیاز با یکدیگر و مشتریان ارتباط برقرار کنند، حیاتی هستند. برای شرکت های کوچکتر، ارائه خط تلفن برای هر کارمند می تواند کافی باشد. با این حال، زمانی که یک شرکت بیش از چند کارمند داشته باشد، پرداخت هزینه خطوط تلفن جداگانه برای هر فرد به سرعت گران می شود.
همانطور که شرکت‌ها از تعداد انگشت شماری کارمند به شرکت‌های بزرگ‌تر تبدیل می‌شوند، سیستم‌های تلفن مورد نیاز پیچیده‌تر می‌شوند، زیرا باید اجازه دهند صدها یا هزاران نفر در یک زمان به سیستم متصل شوند. اینجاست که سیستم های تبادل شعب خصوصی (PBX) وارد عمل می شوند. در این راهنما، سانترال چیست، سانترال چگونه کار می‌کند، انواع مختلف سیستم‌های سانترال و مزایای هر کدام را بررسی خواهیم کرد.
PBX چیست؟
سیستم های PBX به طور موثر شبکه های تلفن خصوصی هستند که در شرکت ها یا سازمان ها استفاده می شوند. با سیستم های PBX، اعضای شرکت می توانند تماس های داخلی و خارجی را برقرار و دریافت کنند. سیستم های PBX با طیف وسیعی از کانال های ارتباطی مانند صدا از طریق IP (VoIP)، ISDN و تلفن های آنالوگ سازگار هستند.
یکی از مزایای اولیه سیستم‌های PBX این است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا تلفن‌های فیزیکی بیشتری نسبت به خطوط تلفن داشته باشند. سیستم‌های PBX به‌جای ارائه‌ی خط تلفن برای هر فرد، این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند که تنها با یک یا دو خط وجود داشته باشند، که سپس می‌توانند در صورت نیاز به تلفن‌های مختلف هدایت شوند. علاوه بر این، افرادی که به سیستم سانترال دسترسی دارند می توانند با سایر کاربران داخل سیستم به صورت رایگان تماس بگیرند. سیستم های PBX همچنین ویژگی های اضافی مانند انتقال تماس، پست صوتی، ضبط تماس، منوهای صوتی تعاملی و صف های انتظار تماس را ارائه می دهند.
در سیستم‌های PBX سنتی، کاربران معمولاً با ارائه‌دهندگان مخابراتی قراردادهای غیرقانونی بسته بودند یا مجبور بودند کل سازمان خود را با سیستم‌های تلفن فیزیکی خاص ارائه‌دهنده تجهیز کنند. این امر تغییر خدمات PBX را گران و چالش برانگیز کرد. با این حال، امروزه اکثر خدمات PBX از طریق اینترنت کار می کنند و این محدودیت ها را برداشته و حتی ویژگی های پیشرفته تری را ارائه می دهند.
PBX چگونه کار می کند؟
سیستم‌های سانترال می‌توانند به روش‌های مختلفی کار کنند، بسته به اینکه سیستم در محل است یا در فضای ابری میزبانی می‌شود، مانند سیستم‌های IP PBX.
برای سیستم‌های سانترال سنتی، شرکتی که از آن استفاده می‌کند هنوز به شرکت تلفن محلی برای دریافت و برقراری تماس‌های خارجی وابسته است. سپس، راه‌حل‌های داخلی آنها تجهیزات لازم برای انتقال تماس‌ها در شبکه، برقراری تماس‌های داخلی و همچنین سایر ویژگی‌هایی را که مستقیماً به فیلد کردن یا برقراری تماس‌های خارجی مرتبط نیست، در خود جای می‌دهند.
سیستم‌های سانترال مبتنی بر ابر یا IP این فرصت را می‌دهند که تقریباً به طور کامل سیستم‌های داخلی را حذف کنند، به جز تلفن‌های فیزیکی که ممکن است کارکنان بخواهند (اگرچه، تنها با یک هدست، یک کارمند می‌تواند به راحتی با سیستم IP PBX مستقیماً از طریق تلفن خود تماس بگیرد. کامپیوتر). همه عملیات ها توسط ارائه دهنده خدمات PBX در فضای ابری میزبانی می شوند. این بدان معناست که کسب و کارها دیگر نیازی به نگرانی در مورد سرویس و نگهداری سرورهای بزرگ و سایر تجهیزات فیزیکی برای استفاده از سیستم PBX ندارند. علاوه بر این، با سیستم های IP PBX، تعویض ارائه دهندگان خدمات یا ایجاد تغییرات در سیستم می تواند به راحتی و بدون نگرانی از هزینه های بالا به دست آید.
مزایای سیستم های تلفن PBX
همانطور که در بالا ذکر شد، هر دو سیستم تلفن PBX سنتی و مبتنی بر ابر دارای طیف وسیعی از مزایای هستند. این شامل:
- انتقال سریع و آسان تماس ها – زمانی که مشتری با یک سازمان تماس می گیرد و باید برای رسیدگی به درخواست او به بخش دیگری منتقل شود، سیستم های سانترال این امکان را به شما می دهند که بدون قطع تماس، به طور یکپارچه انجام شود.
- سفارشی کردن احوالپرسی – کسب و کارها می توانند موسیقی زنگی را انتخاب کنند، موسیقی را نگه دارند، و حتی احوالپرسی را از قبل برای مشتریانی که از طریق یک سیستم PBX با سازمان تماس می گیرند، ضبط کنند.
- ایجاد حجم بالای تماس – سیستم‌های PBX به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا حجم بالایی از تماس‌ها را در یک زمان برقرار و دریافت کنند. با ویژگی هایی مانند انتظار تماس و صف تماس، یک سازمان می تواند مشتریان را در حالی که منتظر صحبت با نماینده هستند در صف نگه دارد. این امر باعث می شود سیستم های سانترال، به ویژه سیستم های سانترال مبتنی بر ابر، برای مراکز تماس ایده آل باشند.
- دفاتر مختلف را به هم متصل کنید – اگر سازمانی از چندین دفتر مختلف فعالیت می کند یا دارای مکان هایی در سراسر کشور است، یک سیستم PBX می تواند یک خط منحصر به فرد برای تماس مشتریان فراهم کند، که از آنجا می توان آنها را به دفتر محلی یا بخش ضروری هدایت کرد.
علاوه بر این مزایا، برخی دیگر از ویژگی های پیشرفته ارائه شده توسط سیستم های PBX عبارتند از:
- صف تماس
- گروه های زنگ
- صندوق های پست صوتی
- اینترکام
- گزارش نویسی
- پذیرش دیجیتال
