سیستم تلفن PBX/ وقتی کسب و کار شما کوچک است، می توانید به راحتی با یک خط تلفن وارد دفتر خود شوید – چه آن دفتر در خانه، ماشین یا مکان دیگری باشد. اما، همانطور که کسب و کار شما رشد می کند و نیاز به اضافه کردن تلفن های بیشتری برای کارکنانی دارید که ممکن است در مرکز قرار داشته باشند یا به طور مجازی در سراسر کشور پخش شوند، همه چیز می تواند پیچیده شود. با خطوط تلفن بیشتر و شماره تلفن های بیشتر، هم پیچیدگی و هم هزینه می تواند افزایش یابد. خوشبختانه، تجهیزاتی وجود دارد که می تواند این وضعیت را مدیریت کند – PBX یا “صرافی شعبه خصوصی”. با استفاده از سیستم PBX می‌توانید خدمات مشتریان شرکت خود را بهبود بخشید و هزینه‌های خود را کاهش دهید و در عین حال شیوه‌های کاری خود را انعطاف‌پذیرتر کنید. برای کشف مزایای برتر سیستم های تلفن مجازی PBX، ادامه مطلب را بخوانید.
ارتباطات داخلی
ممکن است ندانید که حتی زمانی که با شماره دیگری در دفتر خود تماس می گیرید، آن تماس در واقع از طریق صرافی شرکت تلفن محلی انجام می شود. بنابراین، اگر می‌خواهید با دستیار خود تماس بگیرید، تماس با صرافی شرکت تلفن محلی انجام می‌شود و سپس به محل کسب و کار شما برمی‌گردد تا تلفن دیگر را زنگ بزند، که ممکن است هزینه‌ای را به همراه داشته باشد. با یک سیستم PBX، تماس به صورت داخلی بدون نیاز به خارج شدن از ساختمان انجام می شود.
چند گوشی دیگر را اضافه کنید و پیچیدگی خطوط تلفن جداگانه به زودی با سیستم سنتی خطوط مستقیم غیرقابل مدیریت و گران می شود. توجه به این نکته مهم است که اگرچه ممکن است نگران باشید که یک مرکز تلفن خصوصی پرهزینه باشد، سیستم های تلفن PBX برای مشاغل کوچک وجود دارد. برای درک این مزایا مجبور نیستید برای یک سیستم تلفن تجاری رده بالا و بزرگ هزینه کنید.
کنترل متمرکز
یک سیستم تلفن سانترال می‌تواند یک ویژگی پذیرش ارائه دهد که به همه تماس‌هایی که با تلفن‌های متعدد شرکت شما وارد می‌شود، امکان دسترسی به یک شماره را می‌دهد. این بدان معناست که به جای قرار دادن یک لیست طولانی از شماره تلفن های فردی در فهرست ها یا تبلیغات، می توانید فقط یک شماره را فهرست کنید. شما می توانید این کار را بدون سانترال انجام دهید، اما می توانید هر بار فقط یک نفر در تماس باشید. با سیستم تلفن سانترال تماس های دریافتی دیگر تماس ها را مسدود نمی کنند. کارکنان شما می توانند شماره گیری کنند و تماس بگیرند حتی زمانی که تماس گیرندگان دیگر هنوز متصل هستند.
اتوماسیون
یکی از مزایای سیستم تلفن سانترال این است که شما مجبور نیستید برای پاسخگویی به تماس ها از یک مسئول پذیرش استفاده کنید. احتمالاً با یک شرکت تماس گرفته‌اید و دستورالعمل‌های «خدمت خودکار» را شنیده‌اید که به شما دستور می‌دهد یک شماره خاص را برای یک سرویس خاص شماره‌گیری کنید – این یک سیستم PBX بود. این منوها می توانند برای تماس گیرنده نا امیدی ایجاد کنند، به خصوص زمانی که بسیار طولانی شوند. متصدیان خودکار سانترال معمولاً به تماس‌گیرندگان اجازه می‌دهند تا شماره داخلی را وارد کنند تا در غیر این صورت فرآیند منو زمان‌بر باشد.
مسیریابی تماس انعطاف پذیر
سیستم‌های تلفن سانترال دارای ویژگی‌های زیادی هستند که در تلفن‌های استاندارد از آنها استفاده نمی‌کنید. برای مثال، ممکن است منتظر یک تماس مهم باشید، اما سپس به یک جلسه فوری در دفتر دیگری در ساختمان دعوت شوید. می‌توانید تلفن خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که سیستم سانترال تماس‌های شما را به تلفن دیگری فوروارد کند، اگر در تعداد مشخصی از زنگ‌ها به آن پاسخ ندهید. این ویژگی تلفن VoIP Find-me/follow-me را می‌توان برای ارسال تماس‌های شما به تلفن‌های دیگر یا ارسال تماس‌ها به پست صوتی تقویت کرد.
قابلیت فوروارد تماس‌ها به این معنی است که می‌توانید یک سری مسیریابی پشتیبان را راه‌اندازی کنید تا در صورتی که یک فرد کلیدی، مانند مدیر فروش، میز خود را ترک کند. سپس تماس به طور خودکار به یکی دیگر از اعضای تیم فروش ارسال می شود. این گزینه‌ها به شما این امکان را می‌دهند که اطمینان حاصل کنید که تماس‌های حیاتی مشتری بدون پاسخ یا به پست صوتی نمی‌روند. همچنین می‌توانید انتخاب کنید که به گروهی از تلفن‌ها تماس بفرستید یا پیام‌های خاصی را در زمانی که تماس‌گیرندگان منتظر پاسخ به تماس‌هایشان هستند پخش کنید.
دسترسی متغیر
سیستم‌های سانترال معمولاً با نرم‌افزاری عرضه می‌شوند که به شما امکان می‌دهد هر خط را در شرکت خود راه‌اندازی کنید. پانل های کنترل سانترال به شما اجازه می دهد سطوح مختلف دسترسی را به برنامه های افزودنی مختلف بدهید. شما می توانید برخی از تلفن ها را محدود کنید تا آنها فقط بتوانند با سایر برنامه های داخلی تماس بگیرند. سایرین را می توان طوری تنظیم کرد که از ساختمان تماس بگیرند، اما از راه دور تماس نگیرند. همچنین می توانید دسترسی به شماره گیری بین المللی را در شماره های داخلی مشخص شده محدود کنید.
نظارت بر هزینه
سیستم های تلفن سانترال تمام تماس های ورودی و خروجی را ثبت می کنند. امکان دیدن تعداد تماس‌های ورودی که کسب‌وکارتان دریافت کرده است، ویژگی است که در تلفن‌های معمولی در دسترس نیست – تا زمانی که صورتحساب برسد. این عملکرد گزارش‌دهی به شما امکان می‌دهد ببینید کدام بخش‌ها تماس‌های بیشتری برقرار می‌کنند و کدام برنامه‌های داخلی بیشترین کار را روی تلفن انجام می‌دهند. ممکن است متوجه شوید که برخی از برنامه‌های افزودنی به سختی تماس دریافت می‌کنند، در حالی که برخی دیگر نه تنها دائماً مشغول هستند، بلکه دارای صف‌هایی از تماس‌ها هستند که منتظر پاسخ هستند.
گزارش‌های استفاده به شما کمک می‌کند تخصیص تلفن را تنظیم کنید تا بازدهی بهینه برای سرمایه‌گذاری خود در گوشی‌ها به دست آورید. همچنین می‌توانید ببینید که آیا کارمندان تماس‌های شخصی برقرار می‌کنند یا خیر و هر تماس چقدر طول می‌کشد تا ببینید چه کسی کارآمدتر است و چه کسی ممکن است وقت و پول را تلف کند.
بهبود تصویر
تمام ویژگی‌های یک سیستم PBX برای مصرف‌کنندگان آشناست، که اغلب هنگام تماس با شرکت‌های بزرگ مانند شرکت‌های خدمات شهری با ویژگی‌هایی مانند خدمه خودرو مواجه می‌شوند. نصب سانترال مشابه شرکت های بزرگ را به شما ارائه می دهد.
مشتریان این تصور را خواهند داشت که با یک سازمان بزرگ سر و کار دارند، حتی اگر شما فقط یک تجارت کوچک با تنها یک یا دو شریک باشید. این کار اعتبار کسب و کار شما را افزایش می دهد و باعث ایجاد اعتماد در مشتریانی می شود که در غیر این صورت ممکن است نگران خطرات ناشی از برخورد با یک عملیات کوچک باشند.
یکپارچه سازی اینترنت
آخرین پیشرفت سیستم های سانترال امکان اتصال به اینترنت است. شما می توانید تماس های خود را از طریق سیستمی به نام VoIP که مخفف Voice Over Internet Protocol است، کانالیزه کنید. با یک سیستم متصل به اینترنت، تماس‌های شما به گوشی‌های تلفن روی میزهای دفاتر شما می‌رسد، اما در واقع از طریق شبکه‌های تلفن نمی‌رسند یا خارج نمی‌شوند.
شما مجبور نخواهید بود هیچ قبض تلفنی را پرداخت کنید زیرا از نظر فنی، هیچ کس در شرکت شما تماس تلفنی برقرار نخواهد کرد. روتر اینترنت شما تماس ها را به هر تلفن VoIP در ساختمان شما ارسال می کند به همان روشی که می تواند چندین اتصال اینترنتی مختلف را از رایانه های شرکت شما مدیریت کند.
اگر نگران هزینه نصب سیستم PBX هستید، Cloud مشکلات شما را حل خواهد کرد. وقتی مردم به «ابر» اشاره می‌کنند، در مورد خدماتی صحبت می‌کنند که از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. در سناریوی ابری، تنها چیزی که نیاز دارید یک مرورگر در رایانه و اتصال به اینترنت است.
هنگامی که این مفهوم در سیستم های PBX اعمال می شود، تنها چیزی که نیاز دارید تلفن های دیجیتالی است که می توانند به روتر اینترنت و یک کامپیوتر متصل شوند، زیرا شما سیستم PBX خود را از طریق مرورگر اینترنت خود تنظیم خواهید کرد. اگر از قبل روتر دارید، نیازی به خرید دستگاه PBX نیست.
خدمات بدون تعمیر و نگهداری
از آنجایی که سیستم های مبتنی بر ابر نیازی به نصب در محل شما ندارند، نیازی به خرید تجهیزات اضافی نیست. این بدان معناست که نگران خراب شدن یا پیچیده بودن نصب آن نباشید. با حذف نیاز به جعبه سانترال واقعی در دفاتر شما، هزینه تماس با تکنسین ها یا مهندسان تعمیر و نگهداری کاملاً از بین می رود. یکی از مزایای خدمات تلفن PBX که از طریق اینترنت قابل دسترسی است این است که شما مجبور نیستید تجهیزات خاصی را بیمه کنید یا برای قراردادهای تعمیر و نگهداری پرداخت کنید.
