سیستم سانترال برای تجارت . وقتی کسب و کار شما کوچک است، می توانید به راحتی با یک خط تلفن وارد دفتر خود شوید – چه آن دفتر در خانه، ماشین یا مکان دیگری باشد. اما، همانطور که کسب و کار شما رشد می کند و نیاز به اضافه کردن تلفن های بیشتری برای کارکنانی دارید که ممکن است در مرکز قرار داشته باشند یا به طور مجازی در سراسر کشور پخش شوند، همه چیز می تواند پیچیده شود. با استفاده از سیستم PBX میتوانید خدمات مشتریان شرکت خود را بهبود بخشید و هزینههای خود را کاهش دهید و در عین حال شیوههای کاری خود را انعطافپذیرتر کنید. برای کشف مزایای برتر سیستم های تلفن مجازی PBX، ادامه مطلب را بخوانید.
ارتباطات داخلی و سیستم سانترال برای تجارت
ممکن است ندانید که حتی وقتی با شماره دیگری در دفتر خود تماس میگیرید، آن تماس در واقع از طریق صرافی شرکت تلفن محلی انجام میشود. بنابراین، اگر میخواهید با دستیار خود تماس بگیرید، تماس به صرافی شرکت تلفن محلی میرود و سپس به محل کسب و کار شما برمیگردد تا تلفن دیگر را زنگ بزند، که ممکن است هزینهای را به همراه داشته باشد. با یک سیستم PBX، تماس به صورت داخلی بدون نیاز به خارج شدن از ساختمان انجام می شود.
چند تلفن دیگر را اضافه کنید و پیچیدگی خطوط تلفن جداگانه به زودی با سیستم سنتی خطوط مستقیم غیرقابل مدیریت و گران می شود. توجه به این نکته مهم است که اگرچه ممکن است نگران باشید که یک مرکز تلفن خصوصی پرهزینه باشد، سیستم های تلفن PBX برای مشاغل کوچک وجود دارد. برای درک این مزایا، مجبور نیستید برای یک سیستم تلفن رده بالا و بزرگ هزینه کنید.
کنترل متمرکز
یک سیستم تلفن PBX میتواند یک ویژگی پذیرش ارائه دهد که به همه تماسهایی که با تلفنهای متعدد شرکت شما وارد میشود، امکان دسترسی به یک شماره را میدهد. این بدان معناست که به جای گنجاندن یک لیست طولانی از شماره تلفن های فردی در فهرست ها یا تبلیغات، می توانید فقط یک شماره را فهرست کنید. شما میتوانید این کار را بدون سانترال انجام دهید، اما میتوانید هر بار فقط یک نفر در تماس باشید. با سیستم تلفن سانترال تماس های دریافتی دیگر تماس ها را مسدود نمی کنند. کارکنان شما می توانند شماره گیری کنند و تماس بگیرند حتی زمانی که تماس گیرندگان دیگر هنوز متصل هستند.
اتوماسیون و سیستم سانترال برای تجارت
یکی از مزایای سیستم تلفن سانترال این است که برای پاسخگویی به تماس ها نیازی به استخدام پذیرش ندارید. احتمالاً با یک شرکت تماس گرفتهاید و دستورالعملهای «خدمت خودکار» را شنیدهاید که به شما دستور میدهد یک شماره خاص را برای یک سرویس خاص شمارهگیری کنید – این یک سیستم PBX بود. این منوها می توانند برای تماس گیرنده نا امیدی ایجاد کنند، به خصوص زمانی که بسیار طولانی شوند. متصدیان خودکار PBX معمولاً به تماسگیرندگان اجازه میدهند یک شماره داخلی را وارد کنند تا از آنچه در غیر این صورت ممکن است یک فرآیند منو زمانبر باشد، عبور کنند.
مسیریابی تماس انعطاف پذیر
سیستمهای تلفن سانترال دارای ویژگیهای زیادی هستند که در تلفنهای استاندارد از آنها استفاده نمیکنید. برای مثال، ممکن است منتظر یک تماس مهم باشید، اما سپس به یک جلسه فوری در دفتر دیگری در ساختمان دعوت شوید. میتوانید تلفن خود را طوری برنامهریزی کنید که سیستم سانترال تماسهای شما را به تلفن دیگری فوروارد کند، اگر در تعداد مشخصی از زنگها به آن پاسخ ندهید. این ویژگی تلفن VoIP Find-me/follow-me را می توان برای ارسال تماس های شما به تلفن های دیگر یا برای فوروارد تماس ها به پست صوتی تقویت کرد.
قابلیت فوروارد تماسها به این معنی است که میتوانید یک سری مسیریابی پشتیبان را راهاندازی کنید تا در صورتی که یک فرد کلیدی، مانند مدیر فروش، میز خود را ترک کند. سپس تماس به طور خودکار به یکی دیگر از اعضای تیم فروش ارسال می شود. این گزینه ها به شما این امکان را می دهد که اطمینان حاصل کنید که تماس های حیاتی مشتری بدون پاسخ یا وارد پست صوتی نمی شوند. همچنین میتوانید انتخاب کنید که به گروهی از تلفنها تماس بفرستید یا پیامهای خاصی را در زمانی که تماسگیرندگان منتظر پاسخ به تماسهایشان هستند پخش کنید.
دسترسی متغیر
سیستمهای سانترال معمولاً با نرمافزاری عرضه میشوند که به شما امکان میدهد هر خط را در شرکت خود راهاندازی کنید. پانل های کنترل سانترال به شما اجازه می دهد سطوح مختلف دسترسی را به برنامه های افزودنی مختلف بدهید. شما می توانید برخی از تلفن ها را محدود کنید تا آنها فقط بتوانند با سایر برنامه های داخلی تماس بگیرند. سایرین را می توان طوری تنظیم کرد که از ساختمان تماس بگیرند، اما از راه دور تماس نگیرند. همچنین می توانید دسترسی به شماره گیری بین المللی را در شماره های داخلی مشخص شده محدود کنید.
نظارت بر هزینه
سیستم های تلفن سانترال تمام تماس های ورودی و خروجی را ثبت می کنند. امکان دیدن تعداد تماسهای ورودی که کسبوکارتان دریافت کرده است، ویژگی است که در تلفنهای معمولی در دسترس نیست – تا زمانی که صورتحساب برسد. این عملکرد گزارشدهی به شما امکان میدهد ببینید کدام بخشها تماسهای بیشتری برقرار میکنند و کدام برنامههای داخلی بیشترین کار را روی تلفن انجام میدهند. ممکن است متوجه شوید که برخی از برنامههای افزودنی به سختی تماس دریافت میکنند، در حالی که برخی دیگر نه تنها دائماً مشغول هستند، بلکه دارای صفهایی از تماسها هستند که منتظر پاسخ هستند.
گزارشهای استفاده به شما کمک میکند تخصیص تلفن را تنظیم کنید تا بازدهی بهینه برای سرمایهگذاری خود در گوشیها به دست آورید. همچنین میتوانید ببینید که آیا کارمندان تماسهای شخصی برقرار میکنند یا خیر و هر تماس چقدر طول میکشد تا ببینید چه کسی کارآمدتر است و چه کسی ممکن است وقت و پول را تلف کند.
بهبود تصویر
تمام ویژگیهای یک سیستم PBX برای مصرفکنندگان آشناست، که اغلب هنگام تماس با شرکتهای بزرگ مانند شرکتهای خدمات شهری با ویژگیهایی مانند خدمه خودرو مواجه میشوند. نصب سانترال مشابه شرکت های بزرگ را به شما ارائه می دهد.
مشتریان این تصور را خواهند داشت که با یک سازمان بزرگ سر و کار دارند، حتی اگر شما فقط یک تجارت کوچک با تنها یک یا دو شریک باشید. این کار اعتبار کسب و کار شما را افزایش می دهد و باعث ایجاد اعتماد در مشتریانی می شود که در غیر این صورت ممکن است نگران خطرات ناشی از برخورد با یک عملیات کوچک باشند.
پیشنهاد مطالعه: 5 مزیت سیستم سانترال برای کسب و کار
